Zamknij
Wiedza PR - Teoria PR

Czary-mary, hokus-pokus, czyli słów kilka o budżecie

Piotr Wolniewicz Andromeda Wróbel, 2014-09-22 23:35:53

Przygotowywaliśmy ostatnio ofertę dla pewnej firmy. Oczywiście projekt (tajne przez poufne) owiany był tajemnicą. Ale najgłębiej skrywanym sekretem był… poziom budżetu. Kolejny projekt, który ustawia agencję w pozycji wróżki.

Oczywiście niektóre elementy strategii firmy można wyczytać z fusów, czyli z jej dotychczasowej aktywności. Jednak tego, jakie środki finansowe zamierza ona poświęcić, z dostępnych materiałów odczytać nie sposób. Chociaż w zasadzie można – oto przykład:

Dostajemy stary folder firmy – na eleganckim papierze, z uszlachetnieniami druku. Wniosek – firma dysponuje dużym budżetem. Okazuje się, że przeciwnie – tym razem budżet był niski, ale informacje te udało się uzyskać dopiero wówczas, gdy opracowaliśmy już propozycję z fajerwerkami. Tymczasem chodziło o bardzo proste i tanie rozwiązania.

Miedzy pięcioma tysiącami a milionem złotych jest spora różnica, także w kontekście opracowywania strategii. Wymyślając ją „w ciemno”, agencje tak naprawdę bardzo często pracują na darmo, klienci zaś są rozczarowani, bo efekt nie odpowiada ich oczekiwaniom: jest albo przeszacowany albo niedoszacowany. Dlaczego więc nie mówimy już na początku o pieniądzach? Wiele by to ułatwiło…

Nie mamy szklanej kuli

Otrzymując zapytanie ofertowe, nawet bardzo szczegółowe, ale bez podanego budżetu, mamy niewielkie pole do popisu. W efekcie pracujemy po omacku – przedstawiamy propozycje, które z naszego punktu widzenia są bardzo dobre, z Twojego – zbyt kosztowne. Albo takie, które są niedrogie, ale nie mają szans zrealizować wszystkich Twoich celów. Efekt? Oferta nie odpowiada Twoim oczekiwaniom. A rozwiązanie jest bardzo proste – wystarczy podać choćby rząd wielkości budżetu, abyśmy – w jego ramach, a często i taniej – zaproponowali coś, z czego będziesz zadowolony. Określając poziom budżetu już na początku, ułatwiasz też sobie podjęcie decyzji – nie zastanawiasz się nad samą ceną, ale nad relacją cena/jakość, cena/kreatywność itp. Pamiętaj też, że zdanie „budżet określimy po otrzymaniu propozycji” nie jest zachętą do przedstawienia najlepszej, kompleksowej oferty. Wręcz przeciwnie, brzmi jak chęć przejęcia pomysłów i strategii (a takie praktyki są nam, niestety, znane).

Strzelec wyborowy?

Jeżeli nie podasz szacowanego budżetu na projekt, możesz liczyć się z szerokim rozstrzałem ofert. Czasami różniących się ceną tak diametralnie, że wybór optymalnej jest bardzo trudny. W projekcie za 5 tysięcy złotych będą wykorzystane zupełnie inne środki techniczne niż w takim za kilkanaście. Każda agencja ma też inne zaplecze, doświadczenie, zespół fachowców, jakość projektów, terminy realizacji czy nagrody. To wszystko wpływa na jakość oferty, ale i na koszty. Zresztą uznana agencja wcale nie musi być najdroższa – jeśli zależy jej na współpracy z Twoją firmą, jeśli zna budżet – po prostu przygotuje optymalny zestaw działań dostępnych w ramach tej kwoty. Jeśli nie ma takich informacji, może przestrzelić. Albo spudłować.

„Wysyłając zapytanie ofertowe do agencji, bardzo często określam ramy finansowe, w których projekt powinien się zamknąć, a tym samym daję agencji sygnał, jakich rozwiązań (prostych czy zaawansowanych) oczekuję. Określenie pułapu cenowego pozwala na ocenę nadesłanych ofert pod kątem merytorycznym/oczekiwanych efektów/użyteczności/funkcjonalności – to oczywiście zależy od projektu. Wiem, ile mogę wydać na konkretny projekt – jeśli podam cenę, skupiam się już tylko na tym, czy propozycje realizują moje cele biznesowe, w jakim stopniu i w jaki sposób. Taka klarowna informacja dla agencji ułatwia współpracę, podjęcie decyzji i oszczędza czas” – mówi Jarosław Nadstazik, marketing manager Exide Technologies S.A.

Nie bój się pytać

Próbując rozmawiać o budżecie, a raczej o braku informacji o nim, spotykamy się często z wymówką, że jego określenie nie jest możliwe dlatego, iż brakuje Ci rozeznania w kwestii kosztów takich usług. Możesz nie wiedzieć, ile taka usługa faktycznie kosztuje, ale… zawsze możesz zapytać. Jeśli podasz swoje możliwości finansowe, agencja powie Ci, co w danej kwocie jest w stanie zaproponować. Jest też bardzo proste rozwiązanie tego dylematu – wystarczy porównać oferty z różnych agencji. Jednak ma to sens tylko wówczas, kiedy propozycje agencyjne będą miały wspólny mianownik – czyli budżet. Wtedy możesz dokładnie porównać, kto i co oferuje w jego ramach.

Graj w otwarte karty

Zwracając się z zapytaniem do agencji, warto więc od razu określić budżet. Nie musi to być kwota dokładna co do złotówki, ale chociaż szacowany poziom. Dzięki temu przygotujemy profesjonalną ofertę z faktycznymi możliwościami realizacji. Zaproponujemy najlepsze działania, tak by np. strona WWW była jak najbardziej funkcjonalna przy wykorzystaniu podanych kosztów, aby kampania PR była skrojona na miarę Twoich możliwości, a jednocześnie realizowała Twoje cele biznesowe. Wspólnie zaoszczędzimy czas, a sytuacja od początku będzie klarowna.

Przykład?

Chcesz przygotować kampanię PR skierowaną do dzieci. Twoim celem jest edukowanie – za pośrednictwem opracowanego przez agencję projektu chcesz uświadamiać młodych ludzi np. o znaczeniu dokładnego i prawidłowego mycia rąk. Nie chcesz określić budżetu, chcesz, aby agencja po prostu zaproponowała rozwiązanie. Dostajesz ofertę na szeroko zakrojoną kampanię edukacyjną obejmującą warsztaty dla dzieci prowadzone w szkołach, festyny, stronę internetową z interaktywnymi testami, grami, kolorowankami itp., komplet materiałów edukacyjnych dla szkół i dla dzieci, akcje ambientowe, kampanie w social mediach. Wszystko zaplanowane tak, aby kolejna aktywność wynikała z poprzedniej. Koszt – dalece wykracza poza Twoje możliwości. Jak reagujesz? Jesteś rozczarowany, próbujesz wybrać z oferty ten fragment, na który Cię stać. Tylko to, co wybierzesz, to będzie jak próba doczepienia klocka LEGO do puzzli – niby i to, i to do układania, a jednak do siebie nie pasuje. Gdybyś określił budżet, agencja przygotowałaby kampanię dopasowaną do wskazanych możliwości finansowych – prostą stronę internetową, materiały dla szkół i specjalnie dla Ciebie napisaną książeczkę dla dzieci wraz z nieszablonowym sposobem jej dystrybucji. Działania niestandardowe, mieszczące się w budżecie i co najważniejsze – dopasowane do siebie.

Praca „na budżecie” to praca kreatywna

Często spotykamy się ze stwierdzeniem, że podanie widełek budżetowych może ograniczać kreatywność agencji. Jeśli tak się dzieje – zmień agencję. Dobra agencja przygotuje kreatywne rozwiązania niezależnie od budżetu. Mało tego, ograniczona ramami finansowymi, jeszcze bardziej spręży swój dział kreatywny, aby przygotowana oferta Cię zachwyciła. A tak na marginesie – jeśli poziom budżetu na projekt czy kampanię naprawdę jest tajemnicą, wystarczy podpisać z agencjami, do których rozsyłasz briefy, umowę o poufności.

Strona 1 z 1 1

Oceń artykuł:

Dotychczasowe komentarze
0
komentarzy
Dodaj komentarz jako pierwszy.
Twój komentarzAby skomentować ten artykuł musisz być członkiem społeczności Epr.pl. Zarejestruj się lub zaloguj się tutaj, a następnie wróć do tego artykułu.


Piotr Wolniewicz Andromeda Wróbel

Patricia Kazadi twarzą AVON Mark

Patricia Kazadi – osobowość telewizyjna, piosenkarka i aktorka została ambasadorką nowej linii kosmetyków do makijażu – ...

Cukiernia Sowa nowym klientem Mint Media

Cukiernia Sowa nowym klientem Mint Media

Od stycznia bieżącego roku agencja interaktywna Mint Media kompleksowo obsługuje profil marki na Facebooku. 

Jestem lekko… no właśnie jaka? Rusza wyjątkowa akcja marki Żywiec Zdrój

Kobiecy nastrój bywa zmienny a natura przewrotna. Raz jesteśmy pełne energii do działania, a już za ...

,,Był rok 2009 czasem między-epoki. W polskiej polityce cza­sem pogarszania jej jakości i dominacji źle rozumianego PR" - Jerzy Nowakowski, Przewodnik Katolicki