Zamknij
Wiedza PR - PR w firmie

Komunikacja wewnętrzna firmy PLL LOT. Formy komunikacji wewnętrznej

Andrzej Szymański, 2009-11-19 09:08:55

W teorii proces komunikowania się organizacji z otoczeniem stanowi element tożsamości przekazywanej, która ma ścisły związek z tożsamością rzeczywistą[1]. Jednocześnie komunikacja ta dzielona jest na komunikowanie wewnętrzne i zewnętrzne. Również w przypadku przedsiębiorstwa Polskie Linie Lotnicze LOT rozróżnia się taki podział. Komunikacja wewnętrzna w PLL LOT odbywa się poprzez dwa rodzaje komunikacji: liniową i korporacyjną. Komunikacja liniowa korzysta w procesie informowania z regularnych spotkań z pracownikami. Jest to tzw. przepływ w dół od najwyżej usytuowanej jednostki organizacyjnej do pracownika, jak i też w górę pomiędzy pracownikami firmy.

W teorii proces komunikowania się organizacji z otoczeniem stanowi element tożsamości przekazywanej, która ma ścisły związek z tożsamością rzeczywistą[1]. Jednocześnie komunikacja ta dzielona jest na komunikowanie wewnętrzne i zewnętrzne. Również w przypadku przedsiębiorstwa Polskie Linie Lotnicze LOT rozróżnia się taki podział. Komunikacja wewnętrzna w PLL LOT odbywa się poprzez dwa rodzaje komunikacji: liniową i korporacyjną. Komunikacja liniowa korzysta w procesie informowania z regularnych spotkań z pracownikami. Jest to tzw. przepływ w dół od najwyżej usytuowanej jednostki organizacyjnej do pracownika, jak i też w górę pomiędzy pracownikami firmy. W maju 2001 r. został opracowany przez Biuro Komunikacji i Public Relations DC oraz Mc Kinsey & Company – przewodnik po metodach komunikacji w PLL LOT.

Przewodnik zawiera metody komunikacji liniowej:

  • odprawy: zebrania informacyjne pracowników, których tematyką są sprawy dotyczące danego działu czy pionu,
  • kaskady: seria spotkań – odpraw, gdzie to informacje przekazywane są na coraz to niszy szczebel hierarchii struktury,
  • rozmowy indywidualne: mogą być stosowane jako narzędzie do przekazywania informacji poufnych, jak i również jako jeden z elementów metody,
  • spacer po zakładzie – gdzie może dochodzić do rozmów nieformalnych.
Wsparciem powyższych metod są ogłoszenia: bilbordy, zawiadomienia, wykresy, diagramy, zdjęcia zawierane na tablicach ogłoszeń oraz notatki służbowe przekazywane bezpośrednio dla zainteresowanych[2]. Ponadto w przewodniku można znaleźć sugestie: kiedy, jak i w jakich okolicznościach stosować poszczególne metody komunikacji oraz objaśnienia, jakie są zadania komunikacyjne w relacji kierownika z pracownikiem. W dalszym okresie Biuro Komunikacji i PR DC kontynuowało rozwijanie projektu komunikacji kaskadowej. Opracowany wówczas projekt zakładał przepływ informacji od zarządu do dyrektorów i kierowników do szeregowych pracowników w ciągu czterech dni. Zawiera on również określone zależności (tab. 1).

 

Komunikacja wewnętrzna firmy PLL LOT. Formy komunikacji wewnętrznej

Tabela 1. Terminy i zadania spotkań w komunikacji kaskadowej.

 

Źródło: Opracowanie własne na podstawie projektu komunikacji kaskadowej z 06. 2001.

W ramach projektu opracowano również szablony udoskonalające techniki komunikacji, obowiązujące od 2001 r. Są to:

  • zaproszenia - na spotkania w celu umożliwienia wszystkim uczestnikom merytorycznego przygotowania się do spotkania,
  • prezentacje - w celu poprawy odbioru prezentowanych materiałów, z uwzględnieniem identyfikacji korporacyjnej PLL LOT, stosowanie określonego rodzaju i rozmiaru czcionki, stosowanie zdjęć,
  • protokoły - w celu uzyskania jednolitej formy przekazu treści omawianych na zebraniach[3].
Specjaliści z BK i PR DC opracowali również podręcznik komunikacji kryzysowej. Zawiera on algorytmy, instrukcje i formularze niezbędne do podjęcia działań w wyniku wystania jakiegokolwiek wypadku lub zdarzenia, które zagraża bezpieczeństwu przewozów lub podmiotów współpracujących. Jego zawartość jest utajniona[4].

Teoretyczne projekty to jedno, a w rzeczywistości w Locie wykorzystywane są odprawy, spotkania kaskadowe oraz rozmowy indywidualne, natomiast spacer po zakładzie traktowany jest raczej jako narzędzie kontroli. Za terminowość, stronę merytoryczną i stosowane formy przekazu odpowiada kadra kierownicza na każdym szczeblu zarządzania[5]. Pod koniec roku 2001 w firmie przeprowadzono badanie ankietowe, które miało na celu sprawdzenie wprowadzonych metod komunikacji. Jednak tylko pięćset osób wzięło udział w badaniu – fakt ten uniemożliwił sprawdzenie skuteczności istniejących metod komunikacji[6]. Warto zauważyć, iż ankiety są często wykorzystywanym narzędziem w działalności biura[7].

Komunikacja korporacyjna to druga strefa komunikacji wewnętrznej w PLL LOT, którą zajmuje Biuro Komunikacji i PR DC. Biuro zbiera i przetwarza informacje ze wszystkich obszarów firmy. Podstawowymi środkami komunikacji korporacyjnej funkcjonującymi obecnie są:
  • Żurawie – gazeta wewnętrzna,
  • Intranet – elektroniczna komputerowa sieć wewnętrzna,
  • poczta elektroniczna,
  • tablice ogłoszeń,
  • skrzynki kontaktowe,
  • specjalny numer telefonu z tzw. automatyczną sekretarką,
  • spotkania bezpośrednie,
  • imprezy okolicznościowe[8].
Na pierwszej pozycji znajduje się gazeta wewnętrzna Żurawie, najdłużej ukazujący się (od 1982 r. do dziś) środek komunikacji w formie papierowej. Wcześniej wydawanym regularnie magazynem był Informator LOT (1981 r.)[9]. W okresie kilkunastu ostatnich lat wychodziły również inne gazety tj.: biuletyn techniczny Lot techników (70 stron) – skierowany głównie do pracowników technicznych; Biuletyn Wewnętrzny (4 strony) – zawierał informacje skierowane od zarządu do pracowników firmy; Kontakt (2000 – 2001 r.) – miesięcznik adresowany głównie do biur podróży i kontrahentów; Aktualia Lotu (czarno - biały) oraz Info lot (1999), Biuletyn Eksploatacji i Biuletyn Personelu Latającego[10].

Z kolei z okazji rozpoczęcia współpracy LOT-u z grupa Swissair pojawiła się nowa gazeta – Partner. Pracownicy firmy mają też dostęp od 2003 r. do elektronicznego magazynu Star Alliance o nazwie Network Online (rys. 1), którego zawartość stanowią głównie informacje o działalności aliansu, o nowych produktach, usługach[11]. Ogromną popularnością wśród pracowników cieszy się też Intranet – ściśle powiązany z pocztą elektroniczną, gdzie każdy pracownik ma założone swoje konto i jest widoczny w książce adresowej dla innych pracowników. Żurawie, Intranet oraz spotkania bezpośrednie będą omówione szerzej w dalszej części rozdziału.

 

Komunikacja wewnętrzna firmy PLL LOT. Formy komunikacji wewnętrznej;

[1] A. Zarębska., Rozważania nad tożsamością organizacyjna – konsensus pomiędzy teorią a praktyka, Przegląd Organizacji nr 4/2005.
[2] Przewodnik po metodach komunikacji PLL LOT, 05.2001.
[3] Intranet.lot.pl
[4] R. Toczyńska, Podręcznik komunikacji kryzysowej, BK i PD DC, Warszawa 2003
[5] G. Handler, Komunikacja kaskadowa, Żurawie nr 5(461), 12.03.2001, str. 4 -5
[6] G. Hadler, Komunikacji można się nauczyć, Żurawie nr 18(474), 10.09.2001, str. 1
[7] J. Mielniczuk, Badania Pulstaker 2004, Żurawie nr 19(546), 06.09.2004, str. 3
[8] Opracowanie na podstawie analizy materiałów BK i PR DC.
[9] Opracowane na podstawie materiałów archiwum sali historii, stan na 02.2005.
[10] J. Cichoradzki, Co słychać?, Żurawie nr 3(459), 12.02.2001, str. 3
[11] J. Mielniczuk, Świat Star Alliance, Żurawie nr 4 (531), 23.02.2004, str. 1

zobacz zdjęcia

Strona 1 z 2 1 2 »

Oceń artykuł:

Dotychczasowe komentarze
0
komentarzy
Dodaj komentarz jako pierwszy.
Twój komentarzAby skomentować ten artykuł musisz być członkiem społeczności Epr.pl. Zarejestruj się lub zaloguj się tutaj, a następnie wróć do tego artykułu.


Andrzej Szymański

Andrzej Szymański - absolwent Wyższej Szkoły Ekologii i Zarządzania oraz Wyższej Szkoły Zarządzania i Prawa. Podczas dotychczasowej kilkuletniej pracy zawodowej działał głównie w branży odzieżowej i ...

Ostatnie artykuły tego autoraTożsamość organizacji a wizerunek organizacji

Tożsamość organizacji jest pojęciem niejednoznacznym, bardzo złożonym, często stwarzającym przeciwstawne odczucia i początkowo niezrozumiałym dla przeciętnego ...

zanox i Affiliate Window łączą siły. W wyniku rebrandignu powstaje marka Awin

zanox, wiodąca w Europie sieć reklamy efektywnościowej, wraz z firmą partnerską Affiliate Window, z dniem 6 ...

zanox i Affiliate Window łączą siły. W wyniku rebrandignu powstaje marka Awin

zanox, wiodąca w Europie sieć reklamy efektywnościowej, wraz z firmą partnerską Affiliate Window, z dniem 6 ...

Pozycjonowanie strony to pozycjonowanie marki w umysłach ludzi

Termin pozycjonowanie ma bez wątpienia pozytywny wydźwięk. Kompleksowe pozycjonowanie stron www to nie tylko inwestycja w ...