Zamknij
Wiedza PR - Media relations

Oswoić Dziennikarza

Artur Zabłocki, 2009-10-01 05:10:39

Kiedy powstawały pierwsze profesjonalne agencje public relations na początku XX w., bazowały głównie na współpracy z mediami, a specjaliści zajmujący się doradztwem, tworzyli tak naprawdę serwis prasowy. W chwili obecnej działania public relations obejmują swoim zakresem o wiele więcej możliwości niż tylko współpraca z mediami, ale i tak pozostały one kluczowym elementem budowania strategii. Należy więc poświęcić wiele uwagi na zbudowanie pozytywnych relacji z dziennikarzami, ponieważ są oni niejako tajną bronią w różnych ważnych elementach kampanii public relations, a czasami wręcz niezastąpionym elementem działań w sytuacjach kryzysowych.

Współpraca z mediami została określona mianem media relations i podobnie jak nazwa public relations, nie ma swojego odpowiednika w wielu językach świata, dlatego przyjęto zasadę używania nazwy własnej. Jak już wspomniałem, media są doskonałym kanałem przekazu informacji oraz środkiem oddziaływującym silnie na opinię publiczną. Wraz z rozwojem gospodarczym i technologicznym, nastąpił też rozwój mediów, a nawet powstają nowe (np. internet), ale zasady współpracy z nimi i ich siła nie zmieniły się.

Dostarczanie informacji, przekazywanie ich, to nie jedyna funkcja jaką media pełnią w public relations. Każda organizacja powinna dążyć do tego, aby pojawiały się w mediach korzystne dla niej informacje i relacje. Wynika z tego, że nawiązywanie i utrzymywanie dobrych kontaktów z dziennikarzami i przedstawicielami mediów, jest bardzo ważne i opłacalne. Media relations jest niemal najważniejszym elementem public relations, dlatego musi być zgodne z ogólną polityką informacyjną organizacji oraz zasadami współpracy.

Aby dobrze współpracować z dziennikarzami, specjaliści do spraw public relations, muszą dokładnie poznać charakter mediów, zasady pracy dziennikarzy, wiedzieć czego oczekują, a nawet poznać prawo prasowe. Bardzo często zdarza się, że wielu dziennikarzy wkracza w zawód public relations i na odwrót. Istnieje jednak tendencja, że dziennikarze rzadko bywają dobrymi specjalistami. Dzieje się tak dlatego, że praca w public relations jest bardziej wymagająca i trudniejsza od roli dziennikarza.

Główną zasadą współpracy z mediami, jest dostarczanie im tego, czego potrzebują, w sposób, który im najbardziej odpowiada i jest dla nich łatwy do wykorzystania. Często zdarza się, że materiały nadesłane (lub przekazane w inny sposób) do redakcji, są w całości publikowane na łamach danego czasopisma czy w audycji telewizyjnej. Dobry specjalista public relations powinien więc umieć napisać notatkę prasową, udzielić wywiadu, zorganizować konferencję prasową, stworzyć reportaż lub relację. Musi często myśleć jak dziennikarz, aby sprostać jego oczekiwaniom.

Bardzo wiele zależy od sposobu, w jaki dział public relations współpracuje ze środkami masowego przekazu. Wynikiem tej współpracy, jest obecność organizacji na łamach gazet, w serwisach informacyjnych, blokach informacyjnych. Działania mające na celu utrzymanie tej obecności, nie opierają się tylko na wysyłaniu komunikatów do redakcji i agencji prasowych. Jest to proces trwający nieustannie i opierający się na dobrych relacjach organizacja – dziennikarze. Media relations, to nieustanne zdobywanie i utrzymywanie kontaktów z przedstawicielami mediów, budowanie bazy danych i całej sieci powiązań, organizacja imprez interesujących media, udostępnianie istniejących lub kreowanie nowych ciekawych informacji oraz przekazywanie ich właściwym mediom w odpowiedniej formie i określonym czasie.

Podstawowym działaniem, jakie powinno się wykonać, jest stworzenie jak największej bazy danych, w której powinny znaleźć się informacje o mediach, o osobach odpowiedzialnych za redagowanie, o dziennikarzach itd. Trzeba wyszukać i wyselekcjonować media oraz działy, które są najbardziej zainteresowane działalnością organizacji. Należy również dowiedzieć się, kto jest w nich odpowiedzialny za publikowanie materiałów i kto ma na nie największy wpływ. Tworzona baza powinna zawierać nie tylko nazwiska dziennikarzy tworzących materiały (chociaż oni są najbardziej potrzebni), ale także osób odpowiedzialnych za pracę administracyjną redakcji.

Następnym zadaniem, jakie trzeba wykonać, to poznanie jak największej ilości szczegółów na temat pracy danej redakcji, np. kiedy zamykany jest numer lub kiedy przygotowywane są newsy w serwisach informacyjnych, czyli do której godziny można nadsyłać materiały.

Tak skonstruowana baza danych może okazać się bardzo pomocna przy pracach w sytuacjach kryzysowych (oczywiście to skrajny przykład, ale niestety bardzo częsty). Może ona zostać dodatkowo wzbogacona o informacje na temat każdego dziennikarza, chociażby o to, jakie wino najbardziej lubi lub jakim samochodem jeździ, można też sporządzić listę publikacji i materiałów, jakie dotychczas stworzył, czym głównie się zajmował i zajmuje. Wybrane media, np. prasę, można sklasyfikować według obszaru jej ukazywania się (lokalna, ogólnokrajowa) oraz ze względu na tematykę, którą porusza (pisma branżowe, dla danej grupy czytelników). Pomocny w tym jest monitoring mediów, prowadzony chociażby przez agencję PRESS (internet: www.press.pl) i kilka innych. Informacji takich można szukać w różny sposób, ale chyba najbardziej pomocny i najmniej czasochłonny jest internet, który oprócz tego, że jest prężnie rozwijającym się środkiem komunikacji, to jest też jednym z bardziej przydatnych narzędzi pracy specjalisty public relations.

Zbierając informacje o interesujących nas mediach, nie można zapomnieć o agencjach prasowych (PAP, TAI, itd.), które choć same nie publikują, to są źródłem materiałów dla wielu redakcji.

Nawiązać kontakt z wybranymi redakcjami, można na wiele sposobów, jednym z nich jest wizyta u danego dziennikarza czy w ważnej dla nas redakcji. Czas, okres, wizyty, należy starannie wybrać, nie może to być dzień zamykania numeru (w prasie), ponieważ nikt dla nas nie będzie miał czasu. Trzeba pamiętać o tym, aby mieć ze sobą przygotowany komplet informacji o przedsiębiorstwie, zaopatrzyć się w środki do przeprowadzenia prezentacji albo mieć ze sobą próbki nowych towarów. Jeszcze jedną ważną zasadą jest to, aby na taką wizytę udać się samemu, aby dziennikarz nie czuł się osaczony lub zmuszony do rozmowy. Pozostałe sposoby nawiązywania kontaktów, to targi, konferencje prasowe, imprezy branżowe i wewnętrzne, na które bardzo często zapraszani są przedstawiciele mediów. Wiele, szczególnie bogatszych firm, np. koncerny samochodowe, organizują dla dziennikarze specjalne pokazy, premiery, degustacje itp. Oczywiście za wszystko płacąc, łącznie z podróżą dziennikarza. Jednak każda, dosłownie każda okazja do nawiązania znajomości, często prywatnych, jest dobra i stosowna (trzeba zbierać wizytówki, informatory, zestawienia itd.). Pamiętać też trzeba o tym, że tworzenie bazy danych jest czynnością ciągłą, zachodzą częste zmiany personalne, merytoryczne, formalne, w redakcjach, zmieniają się zainteresowania mediów, a informacje raz zebrane muszą być koniecznie aktualizowane.

Oto podstawowe (tylko niektóre) formy współpracy z dziennikarzami:

  • Spotkania w redakcji

  • Kontakt telefoniczny

  • Rozmowy nieformalne

  • Przekazywanie materiałów prasowych

  • Organizacja konferencji (prasowych)

  • Udzielanie wywiadów

  • Organizacja imprez dla dziennikarzy

  • Wycieczki prasowe

  • Wizyty dziennikarzy w przedsiębiorstwie

  • Spotkania na targach i imprezach promocyjnych.
Podczas kontaktów z dziennikarzami należy przestrzegać kilku bardzo pożytecznych zasad, każdy zajmujący się public relations musi:
  • Każdego dziennikarza traktować jak przyjaciela a nie wroga.

  • Budować dokładną bazę teleadresową, redakcji, dziennikarzy, redaktorów naczelnych.

  • Chcieć współpracować.

  • Poznać zasady pracy dziennikarskiej.

  • Znać prawa swoje i dziennikarza.

  • Być rzetelnym i wiarygodnym.

  • W przekazywaniu informacji być szybkim.

  • Być konkretny

  • Być przygotowanym do sytuacji kryzysowej.

  • Uśmiechać się.

Strona 1 z 2 1 2 »

Oceń artykuł:

Dotychczasowe komentarze
0
komentarzy
Dodaj komentarz jako pierwszy.
Twój komentarzAby skomentować ten artykuł musisz być członkiem społeczności Epr.pl. Zarejestruj się lub zaloguj się tutaj, a następnie wróć do tego artykułu.


Artur Zabłocki

Artur Zabłocki jest absolwentem Wyższej Szkole Społeczno-Ekonomicznej w Warszawie na wydziale ekonomicznym o specjalnosci ekonomia pracy i zarzadzanie kadrami (praca dyplomowa: Wpływ systemów motywacyjnych na rozwój ...

Patricia Kazadi twarzą AVON Mark

Patricia Kazadi – osobowość telewizyjna, piosenkarka i aktorka została ambasadorką nowej linii kosmetyków do makijażu – ...

Cukiernia Sowa nowym klientem Mint Media

Cukiernia Sowa nowym klientem Mint Media

Od stycznia bieżącego roku agencja interaktywna Mint Media kompleksowo obsługuje profil marki na Facebooku. 

Jestem lekko… no właśnie jaka? Rusza wyjątkowa akcja marki Żywiec Zdrój

Kobiecy nastrój bywa zmienny a natura przewrotna. Raz jesteśmy pełne energii do działania, a już za ...